Workspace Design: l’arredo ufficio influenza le dinamiche lavorative
La progettazione dell’arredo ufficio riveste un ruolo molto importante perché l’ambiente che si andrà a configurare potrà incidere notevolmente sulle dinamiche lavorative e relazionali degli utenti.
In che modo?
Le caratteristiche fisiche degli spazi lavorativi devono essere studiate nel dettaglio non solo per la suddivisione in aree di competenza, ma perché mediante alcuni accorgimenti strategici è possibile influenzare i processi quotidiani fino a scaturire e scoraggiare determinate situazioni rispettivamente vantaggiose e sconvenienti per l’azienda.
Layout e complementi di arredo rispondono quindi ad obiettivi diversi, che vanno dalla rappresentazione dell’immagine aziendale attraverso una particolare scelta estetica, fino a rispondere ai bisogni ed alle esigenze emerse in fase preventiva alla progettazione.
Come organizzare l’ufficio per un clima aziendale ottimale?
Una delle dinamiche che più influenzano la stabilità ed il successo aziendale è rappresentata dal rapporto tra colleghi.
Questo aspetto è estremamente importante per la buona riuscita o il fallimento dei processi aziendali, in particolare quelli che coinvolgono il team, oltre che per vivere bene a lavoro.
Anche in questo caso la progettazione degli arredi può svolgere un ruolo significativo, configurando un contesto che favorisca l’incontro e l’interazione spontanea.
In che modo è possibile organizzare l’ufficio per incentivare la creazione di buoni rapporti ed il senso di appartenenza al team?
Condividere lo stesso ambiente per tutta la giornata lavorativa non è sempre un aspetto positivo per un clima aziendale ottimale. All’interno di un ufficio, soprattutto in quello open space, devono coesistere lavoro individuale ed in team, con attività molto differenti e necessità organizzative diverse.
Favorire le interazioni dunque non è sempre necessario e proficuo, in quanto vi devono essere aree in cui il singolo utente possa concentrarsi e sia libero da distrazioni visive e rumorose.
Layout: spazio alle interazioni
La progettazione ottimale del nuovo layout dell’ufficio individua tre differenti situazioni:
- aree per il lavoro individuale
- aree per il lavoro in team
- spazi di passaggio per promuovere l’incontro e l’interazione spontanea.
Aree per il lavoro individuale
Le aree dedicate al lavoro individuale, come anticipato, necessitano di un ambiente tranquillo, silenzioso, riservato. Qui vengono svolti lavori che richiedono concentrazione come la progettazione, l’analisi e l’elaborazione dei dati, dunque è opportuno installare postazioni singole o con divisori (pannelli o paretine) ed avere un’attenzione particolare al fattore silenzio, determinante per il rendimento e la produttività degli utenti.
La creazione di uno spazio adeguato potrebbe prevedere un intervento di correzione acustica mediante l’installazione di pannelli fonoassorbenti per la suddivisione delle postazioni e l’eliminazione del riverbero.
Per lo svolgimento di telefonate, invece, è opportuno valutare la predisposizione di una phone booth che, grazie alla sua struttura acusticamente isolata, è in grado di creare uno spazio privato all’interno di un ambiente più ampio.
Aree per il lavoro in team
Le aree destinate al lavoro in team non sono unicamente le sale riunioni!
Ciò di cui ha bisogno un gruppo di lavoro è uno spazio da condividere che stimoli la creatività. Complementi di arredo informali e colori possono configurare aree molto confortevoli in cui rilassarsi e confrontarsi in tranquillità, individuando soluzioni più in fretta ed innovative.
Infatti sistemi di arredo come divanetti componibili e pouf aiutano a cambiare postura rispetto alla scrivania, favorendo inconsciamente un nuovo approccio, un nuovo modo di vedere le cose.
Inoltre l’inserimento di lavagne trasportabili possono spingere gli utenti ad esternare le proprie idee ed a visualizzare più chiaramente il quadro della situazione, agevolando l’individuazione di soluzioni e misure correttive da apportare.
Spazi di passaggio
Relativamente ridotti ma di grande importanza sono gli spazi di passaggio.
Sono sempre individuati e progettati per facilitare gli spostamenti da un’area all’altra dell’ufficio, ma nella realtà possono assumere funzioni molto più importanti.
Alcuni di essi infatti, se progettati accuratamente in zone strategiche, possono promuovere l’incontro e l’interazione spontanea. Questa particolare funzione può rivelarsi di primaria importanza nella gestione dei rapporti fra colleghi e quindi nella creazione del team.
Condividere “battute” non legate al puro contesto lavorativo aiuta a rafforzare il legame tra le persone, sviluppando inconsciamente in esse un forte senso di appartenenza alla squadra e dunque all’azienda.
Inoltre un clima aziendale sereno in cui vi sono buoni rapporti contribuisce al benessere ed alla produttività di tutti gli utenti.