Il bancone reception rappresenta il fulcro dell’accoglienza del cliente, sia perché caratterizza l’ambiente esteticamente e quindi l’immagine aziendale, sia per altre funzioni estremamente importanti come l’efficienza e la rapidità di risposta.

Approfondiamo gli aspetti principali.

La comunicazione visiva

Le innovazioni del settore arredo ufficio riguardano anche la reception. Vi sono infatti sistemi per l’accoglienza estremamente personalizzabili per forma, colore ed immagine del brand.

La reception rappresenta ciò che per primo vede il cliente entrando in azienda. L’impatto visivo di eleganza o semplicità, pulizia o confusione, genera la sua prima impressione a proposito del brand.

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La gestione del cliente

Al di là degli aspetti puramente estetici, vi sono sicuramente aspetti funzionali che determinano l’andamento fluido dei processi aziendali, quindi la riduzione dei tempi di attesa e l’efficienza aziendale, suscitando nel cliente il ricordo di un’esperienza positiva.

Per questo motivo la progettazione di un bancone reception prevede due studi diversi: lato cliente e lato azienda.

Il lato cliente, come già anticipato, punta essenzialmente sull’estetica, ma è opportuno tenere presenti altri due fattori: privacy e accessibilità.

Vanno quindi considerati eventuali sistemi per la privacy visiva, mediante l’installazione di pannelli o una particolare configurazione del bancone, e privacy uditiva.

Inoltre, in relazione al tipo di attività svolta, occorre valutare tutte le tipologie di utenti da ricevere. Per questo motivo è importante predisporre un piano di appoggio con altezza non superiore ai 90 cm utile per consentire a tutti i clienti la pratica compilazione dei documenti.

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Allo stesso tempo dal lato azienda è fondamentale avere una postazione attrezzata che funga da vero e proprio strumento di lavoro nei vari processi aziendali.

Vanno quindi analizzate tutte le necessità, dalla postazione pc all’archiviazione, senza sottovalutare l’esigenza di una seduta ergonomica confortevole ed altri aspetti per il benessere del lavoratore, come l’illuminazione, il comfort acustico e la salubrità dell’aria.

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In questo modo l’utente sarà più produttivo e rapido nelle risposte, assicurando la soddisfazione del cliente.

Sicurezza

Ad oggi non si può non parlare di sicurezza per quanto riguarda l’accoglienza del cliente. Anche questo fattore rientra tra i fondamentali sia per il benessere di lavoratori e visitatori, sia per la customer experienze, quindi il ricordo che resta al cliente dell’esperienza vissuta.

Gli accorgimenti sono ormai noti: utilizzo di mascherina, distanziamento, igiene, ecc. E’ possibile progettare un ambiente sicuro con elementi che non impattino troppo sull’arredo presente. Per questo motivo vi sono numerose soluzioni di schermi divisori, totem e colonnine personalizzabili.

Inoltre, creare percorsi ben definiti con segnaletica chiara permetterà al flusso dei visitatori di autoregolarsi in modo “naturale”, senza creare assembramenti e consentendo il normale svolgimento delle attività.

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L’installazione di segnaletica faciliterà anche l’orientamento dei clienti  i quali non confluiranno più in massa allo sportello per chiedere informazioni.