Quale Armadio scegliere per l’Ufficio
Per questo motivo scegliere la soluzione più adeguata è fondamentale anche da un punto di vista strategico.
Vi sono numerose tipologie, ma per scegliere quella giusta è opportuno valutare alcuni fattori importanti:
- tipo e quantitativo di documentazione da archiviare
- spazio a disposizione
- stile di arredo.
Tipo e quantitativo di documentazione da archiviare
Per grandi quantitativi di documentazione cartacea in faldoni vi sono:
- armadi metallici, armadi in legno o armadi con ante in vetro, con chiusura scorrevole, a battente o con serranda
- pareti attrezzate
- archivi compattabili
Per documentazione cartacea organizzabile in cartelle:
- armadi bassi
- cassettiere
- classificatori
- armadi a giorno
- scaffalature
Per documenti ed oggetti personali degli utenti:
- lockers
- armadi spogliatoi
Spazio a disposizione
Armadi alti, bassi, cassettiere, lockers ed altri complementi contenitivi possono essere posizionati all’interno dell’ufficio sfruttando gli spazi vuoti, come ad esempio lungo la parete, all’angolo ma anche centro stanza, fungendo al tempo stesso da divisorio fra le postazioni.
Se vi è un grande spazio open space in cui occorre configurare più uffici privati, una soluzione interessante può essere quella di utilizzare pareti divisorie attrezzabili. In questo modo si otterranno armadi dalla grande capacità contenitiva, anche a tutta altezza.
Infine, se la quantità di documentazione è davvero importante e vi è la necessità di sviluppare un vero e proprio archivio, l’installazione di un sistema compattabile potrebbe rispondere sia alla necessità di spazio contenitivo, sia alla necessità di spazio nell’ambiente, oltre che ad esigenze organizzative e di funzionalità.
Stile di arredo
Le numerose tipologie di complementi di arredo dedicati all’archiviazione possono senza dubbio integrarsi con l’arredo presente.
Forme, colori e finiture infatti offrono armadiature di ogni stile, dal minimal, al classico, al moderno, anche con molteplici funzioni. Ne è un esempio Primo Acoustic che attraverso l’applicazione di particolari pannelli fonoassorbenti sulle ante dell’armadio consente di correggere acusticamente l’ambiente in cui è inserito.
Come organizzare al meglio i documenti cartacei in ufficio
Per organizzare in modo funzionale la documentazione cartacea in ufficio una soluzione possibile ed intelligente è quella di suddividerla in 3 gruppi principali:
- documentazione in uso: tutti quei documenti che appartengono alla gestione corrente dell’azienda;
- documentazione in corso di validità: pratiche assicurative, contratti ed altri documenti ufficiali che necessitino di essere consultati agevolmente
- storico: documentazione contabile da conservare obbligatoriamente per un certo numero di anni.
A tal fine è necessario individuare per ciascuno di essi la tipologia di armadio contenitore più adeguata. Inoltre è opportuno studiare il layout così da posizionare ciascuno di essi in modo strategico e funzionale ai processi lavorativi quotidiani.
Sicurezza e privacy
Relativamente alla documentazione archiviata, in particolar modo per le pratiche ufficiali ed i contratti, è bene prevedere una serie di armadi con serratura che possano tenere al sicuro tutti i dati sensibili presenti.
Allo stesso modo, nel rispetto della privacy sottoscritta, è importante conservare adeguatamente tutta la documentazione che contenga dati sensibili di clienti e quindi utenti esterni all’azienda.
Parallelamente al cartaceo, vi è la possibilità di riporre in tutta sicurezza anche beni di un certo valore attraverso l’utilizzo di armadi di sicurezza blindati.
