Evoluzione dell’organizzazione aziendale: il ruolo dell’arredo ufficio
La revisione della strategia aziendale può far decidere di apportare uno stravolgimento, o per meglio dire, un’evoluzione dell’organizzazione aziendale, sia essa relativa alla gerarchia o alla suddivisione in aree o in nuove attività.
Per far sì che il processo di trasformazione si inneschi è importante che tutte le persone presenti in azienda comprendano bene quella che sarà la nuova organizzazione.
Essa non potrà essere dunque un mero concetto astratto, ma dovrà trovare concretezza all’interno degli uffici, riconfigurati adeguatamente.
Riconfigurazione è dunque la parola chiave per il completamento dell’azione strategica. Vedere fisicamente la nuova organizzazione è necessario per far propria la mission aziendale, comprenderne la strategia e conformare ad essa i propri processi lavorativi.
Come avviene la riorganizzazione degli uffici? Come si pianifica la nuova disposizione delle postazioni?
Vediamo due aspetti principali.
L’importanza dello spazio
La progettazione della riorganizzazione degli uffici inizia dall’analisi dello spazio a disposizione.
Il fattore “spazio” può essere limitante?
Si.
Molto spesso può rivelarsi necessario effettuare una ristrutturazione dell’immobile o persino un cambio sede al fine di avere ambienti grandi a sufficienza. Con riferimento all’opzione cambio sede è importante sottolineare che il periodo precedente la scadenza dell’affitto dei locali è un buon momento per rivedere la strategia aziendale e capire se l’attuale struttura è ancora adatta all’azienda e alle persone nonostante le evoluzioni del core business e, nel contempo, se si presterebbe ad un’eventuale ricollocazione delle postazioni.
Rinunciare a parte della progettazione a causa della mancanza dello spazio potrebbe pregiudicare la buona resa della strategia aziendale. L’ufficio potrebbe non essere funzionale ed efficiente, gravando sulla fluidità dei processi e rappresentando quindi un ostacolo quotidiano.
Il ruolo del layout è dunque chiaro: dare un’immagine definita della nuova organizzazione, favorendo e semplificando la comunicazione tra aree ed evitando intermediazioni spesso dannose poiché causa di fraintendimenti e perdite di tempo. Tutti i ruoli devono essere visivamente ben definiti.
Ciascuna scelta non sarà effettuata unicamente in base all’estetica, ma dovrà essere valutata sempre in funzione della strategia aziendale.
Ad esempio nel caso in cui si abbia un grande spazio open space da suddividere in aree è possibile valutare più soluzioni progettuali mediante le pareti divisorie, se fosse opportuno porre delle “barriere” fra un ambiente e l’altro, oppure attraverso l’utilizzo dei colori, nel caso in cui fosse più importante avere a colpo d’occhio tutta l’organizzazione.
Gli arredi per la nuova organizzazione aziendale
Un’altra fase importante della riconfigurazione degli uffici è la scelta degli arredi. In questo step è opportuno valutare innanzitutto se gli arredi esistenti siano quantitativamente e qualitativamente in grado di supportare il cambiamento organizzativo.
Gli arredi esistenti sono abbastanza flessibili per essere riconfigurati secondo il nuovo layout? Sono completi di meccanismi e caratteristiche specifiche per l’ergonomia e il comfort degli utenti? In quale stato di conservazione si trovano?
Tutte queste domande consentono di valutare approfonditamente se il riutilizzo degli arredi esistenti rappresenti o meno un ostacolo alla funzionalità e alla produttività ma anche un possibile fattore negativo per quanto riguarda il benessere degli utenti e l’immagine aziendale.
Se così fosse è bene considerare la possibilità di acquistare arredi nuovi di qualità. Sarà un vero e proprio investimento per la salute dell’azienda e delle persone.
Quanto è importante il benessere in ufficio?
Il benessere in ufficio è fondamentale e la scelta degli arredi è certamente decisiva.
Ergonomia e qualità dei materiali sono importanti per favorire la salute, la riduzione dello stress e quindi la produttività degli utenti.
Il rinnovo degli uffici è una grandissima opportunità per approcciare questo tema che entra a far parte anche della strategia aziendale.