Come arredare la nuova sala riunioni
Un ambiente condiviso che ha dovuto necessariamente evolversi per sopravvivere nella nuova era del distanziamento sociale.
Infatti la sala riunione oggi ricopre ancora i suoi importanti ruoli, ma con dinamiche ben diverse.
Una delle nuove necessità è sicuramente la gestione dei meeting con team ibridi, vale a dire composti da chi lavora in presenza e chi lavora in smart.
Ma ciò che più ha inciso sull’attività aziendale è la nuova modalità d’incontro con il cliente.
Oggi infatti in moltissime realtà commerciali gli appuntamenti con i clienti sono online.
Questo significa:
- nuova modalità di accoglienza cliente a distanza
- realizzare progetti chiari ed immediatamente comprensibili anche a distanza
- connessione, audio, video: tutto deve funzionare perfettamente.
A questo proposito gli interventi da attuare riguardano tre precisi campi:
- Digitalizzazione
- Arredo
- Comfort.
Digitalizzazione della sala riunioni
Come accennato, gli incontri online sono ormai all’ordine del giorno, sia che si tratti di clienti sia che si tratti di riunione del personale.
A questo proposito è quindi opportuno che tutto funzioni nel migliore dei modi, definendo procedure semplici ed intuitive, alla portata di tutti.
Occorre dunque provvedere alle tecnologie necessarie: schermi e webcam dotati di buona risoluzione video, audio di nuova generazione, connessione internet stabile e software per videoconferenze e condivisione materiali.
Arredo sala riunioni
L’arredo della sala riunione va scelto anche in base alla nuova normativa sulla sicurezza negli ambienti di lavoro. Pertanto due fattori importanti da considerare sono il distanziamento sociale e l’utilizzo delle stesse postazioni da utenti diversi.
Nella scelta del tavolo infatti è opportuno valutare il numero di posti necessari e le dimensioni dello spazio a disposizione. A tal proposito vi sono più possibilità di scelta:
– tavolo fisso dalle dimensioni generose, che possa accogliere il numero di utenti adeguato, garantendo il distanziamento interpersonale di almeno 1 metro;
– tavolo allungabile, qualora sia necessario, per l’accoglienza di più utenti;
– divisori in plexiglass dove non sia possibile la distanza minima fra gli utenti.
Alcuni esempi di tavoli possono essere Alexander, Ceo Riunioni, Meeting, Tables DV meet.
Un buon tavolo riunione deve poi essere accessoriano con top access per il passaggio dei cavi dei dispositivi utilizzati.
Per quanto riguarda le sedute, vi sono numerose soluzioni che consentono e facilitano la pratica igienizzazione delle postazioni condivise. Si possono infatti scegliere sedute in polipropilene o in tessuto/ecopelle antimicrobici e sanificabili con prodotti vaporizzati direttamente sulla poltrona.
Alcuni esempi di sedute possono essere Kicca, Klia, Kribio, Frill, Klipp.
Comfort sala riunioni
Infine, ma non meno importante, vi sono alcuni fattori “comfort” molto importanti per la funzionalità e la vivibilità della sala riunioni.
In particolare ve ne sono tre:
– acustica
– illuminazione
– salubrità dell’aria.
Per quanto riguarda l’acustica, la riduzione del riverbero è fondamentale sia per le riunioni in presenza che per le videoconferenze, poiché l’audio trasmesso non sarebbe chiaro e pulito. In questo caso si può effettuare un intervento di correzione acustica attraverso l’installazione di soluzioni fonoassorbenti più o meno visibili. Scopri di più nel nostro articolo “Fonoassorbenza: tipologie e soluzioni“.
Allo stesso tempo un altro fattore importante sia per i presenti che per le videoconferenze è l’illuminazione. In questo caso è bene preferire soluzioni tecniche che consentano di regolare l’intensità luminosa della lampada a seconda delle necessità.
Questi accorgimenti incidono positivamente non solo sulla vivibilità dell’ambiente di lavoro ma anche sull’immagine aziendale.
La “salubrità dell’aria” è un fattore ormai imprescindibile, soprattutto negli ambienti condivisi. Pertanto è opportuno valutare la possibilità di ricambio d’aria e qualora non vi siano finestre, intervenire con apposita impiantistica o utilizzo di purificatori d’aria.
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