Smart working: come sopravvivere nell’ufficio open space. Si riduce lo spazio ad uso personale a favore di quello collaborativo.
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Smart working: come sopravvivere nell’ufficio open space.

Siamo consapevoli dei vantaggi dello Smart Working ed è chiaro che l’attuazione delle modalità di lavoro agile richiede una diversa logica per la progettazione degli ambienti di lavoro intesi come strumento strategico per la crescita dell’impresa. Si riduce lo spazio ad uso personale a favore di quello collaborativo, funzionale alla condivisione spontanea delle informazioni.

Soprattutto se questi non sono stati coinvolti nel processo di cambiamento né informati delle strategie aziendali. Un elemento, questo, più volte ribadito anche nel corso del workshop organizzato da Sedus e Ifma dedicato a comprendere le caratteristiche e leevoluzioni dei workplace e degli arredi per lo Smart Working.

Come spiega l’interessante articolo Office designers find open-plan spaces are actually lousy for workers.” di Jena McGregor pubblicato sul Washington Post,l’innovazione degli arredi per ufficio si muove principalmente su due binari paralleli, da una parte l’obiettivo è rispondere alle esigenze delle aziende che li acquistano e vogliono arredi flessibili che permettano uffici collaborativi, ma anche risparmi sulle spese di gestione e di affitto degli immobili. Dall’altra il focus è sulla crescente attenzione al benessere e alla salute dei lavoratori che si traduce in soluzioni per il comfort acustico, postazioni esedute sempre più ergonomiche, anche in versione “balance ball” e scrivanie regolabili in altezza.

La naturale “avversione” all’ufficio open space non è un problema solo italiano, come dimostrano diversi articoli su siti internazionali che analizzando gli effetti dell’open space sui lavoratori individuano la mancanza di privacy come uno dei più forti fattori di stress(Talking About a Devolution: The Privacy Crisis in America’s Offices di Ken Ashley di Cushman and Wakefield) e consigliano anche qualche “trucco” per poter sopravvivere in un ufficio open space.

Jaquelyn Smith nel suo articolo Suggerimenti per sopravvivere nell’inferno dell’ufficio open space.” su stuff.co.nz con concretezza e una buona dose di sarcasmo propone otto soluzioni per quelli che considera i principali fattori critici.

1. Utilizzare le sale riunioni chiuse.
Per le chiamate personali occasionali o i progetti che richiedono concentrazione, ovviamente rispettando le regole scritte e non scritte del suo utilizzo.

2. Offrire ai colleghi la stessa cortesia che vorreste ricevere da loro.
Quindi non parlare al telefono a voce alta o mangiare cibi maleodoranti.

3. Non invadere il territorio altrui.
Il rumore può essere invasivo – inclusa qualsiasi forma di musica, ma si può invadere lo spazio fisico anche con i propri effetti personali.

4. Comunicare apertamente l’eventuale disagio.
Se il collega sembra non accorgersi che l’open space non è il suo ufficio personale, affrontare l’argomento in modo diplomatico per trovare una soluzione, senza rivolgersi a un superiore a meno che non sia indispensabile.

5. Utilizzare l’auricolare o le cuffie.
Questo è sicuramente il modo meno invadente e più efficace quando si ha realmente bisogno di eliminare il rumore e la distrazione. Le cuffie con cancellazione del rumore sono ancora meglio e sono un segno chiaro per comunicare agli altri che in quel momento non si è disponibili.

6. Essere pazienti.
In caso di “trauma da cambiamento” è probabile che con il tempo si riescano a gestire i disagi; è importante provare diversi approcci per vedere che cosa funziona e che cosa no. E si può anche prendere in considerazione la possibilità di lavorare durante la pausa pranzo al ristorante o al bar se in ufficio non si riesce a trovare la condizione di concentrazione necessaria.

7. Non lamentarsi con il capo.
Non aspettatevi che l’intero open space venga ristrutturato, soprattutto se c’è chi sembra soddisfatto. Provate a utilizzare schermi divisori e cuffie; condividere con i colleghi gli aspetti critici può aiutare a trovare modi per migliorare l’ambiente per tutti.

8. Approfittare dei vantaggi.
E’ sempre utile tenere gli occhi e le orecchie aperti e osservare come funzionano le persone di successo.

Editoriale  di Renata Sias, direttore di WOW! Webmagazine.
Didascalia
Uffici smart working di Plantronics a Parigi.

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